Atividade a saideira!

Grupo Diplomáticos: fraudes em fotografias
 Achei a apresentação do grupo muito interessante, na qual abordaram a questão da veracidade e autenticidade em fotografias. Um ponto forte na apresentação foi a comparação entre uma foto adulterada com a verdadeira. Sem dúvida essa análise teria utilidade para o dia a dia, até porque fatos assim são bem recorrentes, já que a mídia, entre outros, distorcem o verdadeira informação que a foto transmite em determinada época ou situação, muitas vezes dramatizando-as ou apagando determinadas características.
Se a oficina for apresentada para um público maior ,seria interessante a utilização de recursos como power point e amostras físicas de algumas dessas fotografias. Mas de fato, apresentação muito boa!

Grupo Saarq: Ovnis-autenticidade e veracidade
  A apresentação visual do grupo foi muito interessante e logo chamou a atenção. Achei bastante curioso o conteúdo dos documentos apresentados, em que constam diversos relatos de objetos estranhos vistos no céu e ao redor de determinadas áreas. Outro aspecto foi o fato desses relatos terem sido transcritos para documentos oficiais de modo a garantir veracidade dos relatos observados. A apresentação pode sim ser apresentada para o público, uma vez que o tema desperta bastante interesse e curiosidade nas pessoas.

A saideira!! - Atividade Individual (Renan S. Lima)

Oficina: OVNI'S - SAARQ

 O grupo desenvolveu o tema de forma muito criativa, impressionou ao iniciar as atividades com um atrativo de jogos de luzes e decoração temática, o que impulsionou aos demais colegas a irem logo de primeira em sua oficina. Trabalhou explicando sobre o tema dando uma ideia geral de sua oficina e passou cópias de alguns documentos encontrados no Arquivo Nacional e trabalharam a questão da autenticidade e veracidade de forma a um fácil entendimento acerca do assunto, o que torna a oficina passível de se aberta ao público em geral, tanto pela dinâmica realizada quanto pelo assunto que é de curiosidade de muitos.

Oficina: Gestão de Acervo Fotográfico Pessoal - Los Archivistas

 O grupo, de forma muito interessante, aborda os diferentes suportes onde a imagem fotográfica pode ser trabalhada, seu acondicionamento e formas de trabalhar a sua ordenação e disposição visando a agilidade na hora de recuperar um álbum ou uma foto específica. Como dinâmica o grupo usou como exemplo o acervo fotográfico pessoal ao mesmo tempo que mostravam as possíveis formas de organização, o que a torna uma oficina muito interessante ao público por tratar e dinamizar sobre documentos que adquirimos com um simples "click" hoje em dia, mas não sabemos as melhores formas de trata-las.

Apresentando a Oficina

CONTEÚDO PROGRAMÁTICO APRESENTADO NA OFICINA – DOCUMENTOS PESSOAIS UMA ABORDAGEM PRÁTICA 2013

Grupo ALARQ

VERACIDADE Vs AUTENTICIDADE

- Autenticidade: diz respeito à geração de um documento e às qualidades que o legitimam para que ele possa exercer a plenitude de sua função administrativa, inclusive em termos legais.

- Veracidade: são as qualidades ligadas aos aspectos referentes ao conteúdo do documento;

Didática utilizada: de forma descontraída esses conceitos foram trabalhados utilizando-se como objeto de aplicação a série documental dinheiro (notas de diversos períodos da história do Brasil), onde foram expostos detalhes do processo de fabricação do dinheiro ligados à autenticidade e veracidade e curiosidades a cerca de documentos históricos do Brasil;

INFORMAÇÕES IMPORTANTES PARA O DIA SOBRE A DOCUMENTAÇÃO PESSOAL (o que serve como comprovante, onde tirar, o que a lei preconiza entre outras informações)

PRAZOS LEGAIS DE GUARDA	CARACTERÍSTICAS LEGAIS DOS COMPROVANTES
Certidão de Nascimento: Para sempre;	Comprovante de residência
Certificado de Reservista: Para sempre;	Comprovante de rendimentos
Contrato de Aluguel: 5 anos;	Comprovante de serviço militar
Documento de Carro: Até ser vendido;	Nada consta Criminal
Escritura de Imóveis: Enquanto a Propriedade for sua;	Comprovante Eleitoral
Extrato Bancário: por 5 anos;	-
Testamento: até ser atualizado;	-

TÉCNICAS DE ARMAZENAMENTO (CONSERVAÇÃO) APLICADAS AOS DOCUMENTOS PESSOAIS

ESPÉCIE DOCUMENTAL	PRINCIPAL TÉCNICA (De acordo com a necessidade de guarda legal ou histórica)
Certidão de Nascimento	Encapsulação ou laminação assim como, políticas de acesso mínimo através do uso de cópias autenticadas em cartório;
Extrato Bancário	Processo reprográfico (devido às características do suporte) e utilização de pasta arquivo simples;
Registro de Pagamento (água, luz, telefone)	Processo reprográfico (devido às características do suporte) e utilização de pasta arquivo simples;
Diplomas	- Tipos de suportes empregados (pergaminho, papel de segurança ou papel comum) e suas características de armazenamento, aliado a uma política de acesso e de criação de   arquivo de segurança;

ANÁLISE DIPLOMÁTICA

Didática Utilizada: Documento escolhido foi um “CERTIFICADO DE PARTICIPAÇÃO EM OFICINA”, onde utilizamos um documento original e um documento falsificado e levantados os principais pontos da análise diplomática e tipológica do mesmo e promovemos a correlação entre estes e a autenticidade e veracidade de um documento (consulta em banco de dados públicos e banco de dados privados);

PANFLETO DISTRIBUÍDO

Para maiores Informações e inteiro conteúdo da apresentação acesse: www.alarqunb.blogspot.com.br (Postagem: Apresentando a Oficina)

A Saideira!!

GRUPO ANALISADO - LOS ARQUIVISTAS

Tema: Gestão de acervo fotográfico pessoal.

Ótica abordada: A importância da organização do acervo para que este possa valor, mesmo sendo um pessoal ou pequeno.

Destaques do grupo: Tema importante, pois todo ser humano na face da terra possui algum tipo de acervo fotográfico e muitas das vezes não sabe como lidar com este de maneira a preservar a existência deste. Para tanto levaram como exemplo prático as fotos pessoais dos componentes do grupo e mostraram como se deve proceder o processo de armazenamento (união da teoria e da prática).

Ponto de melhora: faltou um pequeno manual com a explanação das práticas abordadas durante a apresentação e outras soluções possíveis para se lidar com acervo fotográfico pessoal.

GRUPO ANALISADO – SAARQ

Tema: Documentos sobre OVNI'S que estão no acervo do Arquivo Nacional (disponível para consulta).

Ótica abordada: não consegui ver com clareza qual seria a correlação do que foi apresentado e a disciplina ou proposta das oficinas

Destaques do grupo: primeiramente gostei da decoração ficou legal bem chamativa e de interesse de pessoas que são da área ou não, outro ponto legal da apresentação foi o debate da perspectiva de abordar o custo benefício relativo à disponibilização desse acervo pela instituição do Arquivo Nacional, levantando uma importante visão, que muitas vezes é desconsiderada, que seria o custo benefício.

Ponto de melhora: Não teve análise diplomática dos documentos apresentados, assim como, propiciaram um debate muito focado no custo benefício do arquivo mantido pelo poder público (deixou de abordar outros aspectos). 

Mais uma? É, já estamos perto da final.

Oficina!!!

Fonte: http://prlucinaldocarlos.blogspot.com.br/2011/10/o-falso-e-o-verdadeiro-leao.html


Roteiro da Oficina

Tema: Documentos Pessoais uma Abordagem Prática;

       1.       Abordagem das principais características dos documentos pessoais (ligados à conservação: análise  dos matérias utilizados na confecção dos documentos);

       2.       Principais sinais de falsificação (Certidão de Posse de Imóvel, Certidão de Nascimento, RG, Titulo de Eleitor, comprovante de residência, comprovante de renda, CÓPIAS AUTENTICADAS, Hollerith ou Holerite) – Autenticidade Vs Veracidade;

       3.       Como os documentos se comportam dentro do arquivo de acordo com a sua tipologia (como que ele se comporta dentro de um arquivo pessoal);

       4.       Curiosidades sobre os documentos (fazendo a correlação entre a evolução destes e o papel da diplomática nesse processo);

Análise Diplomática (de um documento utilizado em nossa apresentação)

    1.       Primeiro passo

         a.       Nome do documento (o que é o documento, exp.: diorama turístico);

         b.       Quem é o produtor;

         c.       Função (para o arquivo que o armazena).

    2.       Análise EXTRÍNSECA

        a.       Nome do documento (de forma genérica, exp.: folder, diorama turístico, marcador de livro...);

        b.       Suporte (papel, plástico, couro, madeira...);

        c.       Gênero (imagético)

        d.       Forma (original único/múltiplo ou cópia)

        e.       Formato (folha avulsa, folder, carta, livro, cartão, cédula, livreto, diorama, triorama...);

        f.        Dimensão (A3, A4, A6, páginas...);

        g.       Espécie (marca texto / Carta / Certificado...);

        h.       Tipologia.

    3.       Análise INTRÍNSECA

         a.       Análise do conteúdo do documento (descrever as características que qualificam esse documento,      exp.: logo marca, telefone, formato, forma, contato, cores);

Tema Trabalho Final

Tema: DOCUMENTOS PESSOAIS, UMA ABORDAGEM PRÁTICA
Autenticidade e veracidade, análise diplomática, conservação, vigência.
Como o documento se comporta no arquivo (análise tipológica).

Atividade de sala 14/06

A Luciana Duranti analisa dois elementos em relação a forma documental que são:

- Elementos externos: constituição do caráter material da forma documental e sua aparência externa.
- Elementos internos: forma documental que considera todos os componentes da articulação intelectual, partes que determinam o conteúdo do conjunto documental (por exemplo: assinatura, data ).

Segundo a Bellotto analisa de forma mais ampla, levando em consideração também o volume e o espaço que o documento ocupa, as características são:

- Externas: têm a ver com a estrutura física e com a sua forma de apresentação (volume documental, quantidade e suporte).
- Internas: têm a ver com o conteúdo substantivo e função do documento.

Atividade Individual: Fixando o Conteúdo.

Para a mudança de suporte Duranti afirma que a autenticidade é garantida quando é registrada pelo órgão responsável, que irá comprovar que os documentos estão de acordo com os originais e seguindo o conjunto de requisitos imposto pela legislação existente.

Atividade Individual

Para que uma mudança de suporte (documento em papel para microfilme) é necessário observar toda legislação existente, pois esta possui o poder de dar validade ao documento que muda de suporte, uma vez que possui uma série de requisitos que visam assegurar a autenticidade do conteúdo documento sobre este novo suporte.

Legislação pertinente: Decreto 1799/96 (regulamenta o processo de microfilmagem de documentos oficiais no Brasil), assim como a resolução 10 do CONARQ que possui especificações técnicas padronizadas para o desenvolvimento do processo de microfilmagem (Roteiro de sinaléticas);

Atividade em grupo

Conjunto documental SELECIONADO: demonstrativos financeiros do MCEByte;

MIGRAÇÃO de suporte convencional para: suporte digital;

Justificativas: 

1. O processo de gestão estratégica do instituição MCEByte necessita de um demonstrativo financeiro mais apurado para que consiga desenvolver estratégias de venda e de logística, assim como aprimorar possíveis GAP's;

2. O documento digital possui uma praticidade muito maior no que se refere a tabulação de dados e desenvolvimento de análises comparativas entre dados correlacionados;

3. A utilização de lançamento de nota fiscal eletrônica ocorreria economia de recursos, assim como agregaria vantagem ao produto para o cliente de um lado e do outro geraria economia para MCEByte uma vez que as empresas que adotam tal sistema possuem descontos no imposto.

4. Aumento na eficiência dos processos internos produtivos (gerenciamento de estoque);

Institucionalizando o MCEByte: ATIVIDADE 2

As setes funções arquivísticas voltadas a gestão documental são:

Produção: Na qual consiste a criação do documento abrangendo definição de normas, conteúdo, modelos, formato e trâmite. O arquivista entra como conselheiro, consultor ou produtor do documento por meio da elaboração de manuais de produção.

Avaliação: Prática arquivística na qual se valida o documento e sua destinação, atribuindo valor primário e ou secundário visando a tabela de temporalidade utilizada pela instituição.

Aquisição: Refere-se ao arquivamento corrente, procedimentos de transferência e recolhimento de acervo. Cabendo ao arquivista estabelecer regras e procedimentos para que a atividade não comprometa o documento e sua série.

Conservação/ Preservação: Meios estabelecidos para a manutenção da integridade física dos documentos ao longo do tempo.

Classificação: Orienta a organização lógica da documentação, consistindo em elaborar um plano de classificação que reflita as atividades, funções e tarefas da instituição.

Descrição: A descrição compreende a criação e utilização de índices e vocabulários controlados para a descrever fielmente o documento.

Difusão: Atividade arquivística que torna acessível os documentos, manuais de gestão, plano de classificação, tabelas de temporalidade e a promoção de treinamento para o uso adequado do acervo.

Cada função deve ter um relacionamento com o documento digital se adaptando ao seu suporte e tecnologia usada para a interpretação da informação. Os documentos digitais ao mesmo tempo que trazem mais efetividade em algumas atividades como na difusão, podem trazer complicações para a conservação quando visamos uma evolução tecnológica acelerada tornando cada vez mais obsoleto suportes onde encontramos documentos eletrônicos/digitais.

Institucionalizando o MCEByte (ATIVIDADE 2 - Individual)

Funções Arquivísticas

Fonte 1

Art. 3 da lei 8159/91: Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua PRODUÇÃO, TRAMITAÇÃO, USO, AVALIAÇÃO e ARQUIVAMENTO em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Fonte 2

“Arquivologia é a disciplina que estuda as funções do arquivo e os princípios e técnicas a serem observados na PRODUÇÃO, ORGANIZAÇÃO, GUARDA, PRESERVAÇÃO e UTILIZAÇÃO dos arquivos” (Dicionário arquivístico - 2004).

Fonte 3

“A arquivologia esta ligada diretamente as funções de: PRODUÇÃO, AVALIAÇÃO, AQUISIÇÃO, CONSERVAÇÃO, CLASSIFICAÇÃO, DESCRIÇÃO e DIFUSÃO dos documentos arquivísticos” (Rousseau & Couture, p.265, 1998);

Definição dos principais conceitos

PRODUÇÃO – processo no qual surge o documento arquivistico dentro da instituição, sendo uma preocupação da ciência da arquivísticas, uma vez que deve se evitar ao máximo a produção desnecessária de documentos;

TRAMITAÇÃO – Processo no qual o documento é movimentado para que este consiga produzir os seus efeitos;

AVALIAÇÃO – Processo desenvolvido que análise as informações presentes no documento;

DESCRIÇÃO – Processo desenvolvido que análise as informações presentes no documento e o descreve;

CLASSIFICAÇÃO – Processo em que o documento é encaixado dentro de uma das classes presentes no código de classificação da instituição, por possuir metadados semelhantes;

ORGANIZAÇÃO – Processo onde se ordena os documentos já avaliados e classificados dentro de um sistema pré estabelecido de organização do acervo;

AQUISIÇÃO – forma que se da a entrada de documentos sob custódia de uma entidade, sendo possível uma custódia: temporária, sem a cessão da propriedade, comodato, compra, custódia, dação, depósito, doação, empréstimo, legado, permuta, recolhimento, reintegração ou transferência. Ver também registro de entrada de documentos.

 USO – Circulação da informação;

UTILIZAÇÃO – processo em que os usuários autorizados lançam mão do documento e utilizam a informação contida neste.

DIFUSÃO – Fornecimento e difusão de informações através de canais formais de comunicação.

ARQUIVAMENTO – Seqüência de operações que determina a disposição dos documentos de um arquivo;

GUARDA – processo de custodiar uma documentação;

PRESERVAÇÃO – evitar que processos de degradação tenham início;

CONSERVAÇÃO – processo de lidar com os processos de degradação de forma a diminuir ao máximo ou impedir que este se alastre;

Resposta: os documentos digitais passam por quase todos procedimentos e operações desenvolvidos nos processos em papel, sendo a principal diferença destes é que o suporte é digital e o emprego da tecnologia como ferramenta de otimização dessas funções arquivísticas, elevando em qualidade e eficiência estas funções.

Cyberland!

Documento analisado: Ficha de cadastro do Colaborador!!!

1.        CARACTERÍSTICAS

a.       Forma fixa - os documentos não tiveram sua forma física alterada de acordo com os dados fornecidos pelo estudo de caso;

b.      Conteúdo Estável - pois é identificado como um documento (não dado ou informação);

c.       Relação Orgânica - reflete as estruturas de trabalho da MCEBYTE;

d.      Contexto identificável - não tem como saber com as informações fornecidas;

e.      Ação (apoia diversas ações da administração, tais como: setor financeiro, setor de vendas, setor de RH entre outros);

f.        Envolvimento de cinco pessoas (Autor, redator, destinatário, originador e produtor);

2.        

a.       FORMA DOCUMENTAL

                                                               i.      INTRÍNSECOS: 5 pessoas (autor: MCEBYTE, Redator: alunos, destinatário: alunos, originador: MCEBYTE e produtor: MCEBYTE), data cronológica (década de 90), data tópica (década de 90), indicação e descrição (Projeto de engenharia, pedido de clientes, tabela de preços dos serviços, notas fiscais, assentamento funcional dos funcionários e propaganda dos produtos), atestação (Assinaturas, logo marca, diagramação);

                                                             ii.      EXTRÍNSECOS: características de apresentação geral (texto e imagem), características de apresentação específico (layout de cada espécie documental foi desenvolvido de acordo com as necessidades da empresa, assinatura e logo marca).

b.      ANOTAÇÕES

                                                               i.      Inexistente pois não teve nenhum acréscimo após a sua produção;

c.       CONTEXTOS

                                                               i.      Jurídico-administrativo: não possui;

                                                             ii.      Proveniência: empresa MCEBYTE;

                                                            iii.      Procedimentos: não possui;

                                                           iv.      Documental: não tem;

                                                             v.      Tecnológico: (.PDF) e (.Doc).

d.      SUPORTE

                                                               i.      Meio eletrônico;

e.      ATRIBUTOS

                                                               i.      Autor: MCEBYTE;

                                                             ii.      Formato: (.PDF).

f.        COMPONENTES DIGITAIS

                                                               i.      Arquivo digital: Word e PDF;

                                                             ii.      Documento Arquivístico digital: documento do Word com (.gif);

Fluxo Documental

1.1 Pedido do Cliente

Description

1.1.1 Process Elements

1.1.1.1   Pedido do Cliente

Description

1.1.1.2   Setor de Vendas

Description

O cliente se dirige a empresa através do setor de vendas que recebe o pedido deste e começa o tramite interno para que seja remetido ao cliente o produto solicitado

1.1.1.3   Element

Description

Neste processo o "Setor de vendas" inicia vários processos internos em alguns setores da MCE - BYTE

1.1.1.4   Finaceiro

Description

Recebe o pedido do setor de vendas e o analisa financeiramente

1.1.1.5   Emissão de Nota Fiscal

Description

Emite o comprovante fiscal da instituição e do cliente

1.1.1.6   Lançamento Contábil

Description

é feita o lançamento no balanço financeiro da instituição

1.1.1.7  Relatório Contábil Mensal

Description

É emitido o resultado final de vendas do mês

1.1.1.8   Estoque

Description

Setor onde está armazenado o produto final e outros insumos referentes aos processos administrativos e de produção. Quando há um pedido de cliente ou de outro setor inicialmente este produto é consultado em estoque para ver se não existe já produzido, após esta averiguação caso seja constatado a existência do produto em estoque este é buscado e entregue ao setor de vendas que é responsável por enviar ao cliente, caso não exista em estoque este produto é acionada a linha de produção da empresa para a fabricação do produto

1.1.1.9   Linha de Produção

1.1.1.10                 Setor Administrativo

Description

Recebe uma informação dos produtos que estão sendo vendidos