A Luciana Duranti analisa dois elementos em relação a forma documental que são:
- Elementos externos: constituição do caráter material da forma documental e sua aparência externa.
- Elementos internos: forma documental que considera todos os componentes da articulação intelectual, partes que determinam o conteúdo do conjunto documental (por exemplo: assinatura, data ).
Segundo a Bellotto analisa de forma mais ampla, levando em consideração também o volume e o espaço que o documento ocupa, as características são:
- Externas: têm a ver com a estrutura física e com a sua forma de apresentação (volume documental, quantidade e suporte).
- Internas: têm a ver com o conteúdo substantivo e função do documento.
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