Institucionalizando o MCEByte (ATIVIDADE 2 - Individual)

Funções Arquivísticas

Fonte 1

Art. 3 da lei 8159/91: Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua PRODUÇÃO, TRAMITAÇÃO, USO, AVALIAÇÃO e ARQUIVAMENTO em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Fonte 2

“Arquivologia é a disciplina que estuda as funções do arquivo e os princípios e técnicas a serem observados na PRODUÇÃO, ORGANIZAÇÃO, GUARDA, PRESERVAÇÃO e UTILIZAÇÃO dos arquivos” (Dicionário arquivístico - 2004).

Fonte 3

“A arquivologia esta ligada diretamente as funções de: PRODUÇÃO, AVALIAÇÃO, AQUISIÇÃO, CONSERVAÇÃO, CLASSIFICAÇÃO, DESCRIÇÃO e DIFUSÃO dos documentos arquivísticos” (Rousseau & Couture, p.265, 1998);

Definição dos principais conceitos

PRODUÇÃO – processo no qual surge o documento arquivistico dentro da instituição, sendo uma preocupação da ciência da arquivísticas, uma vez que deve se evitar ao máximo a produção desnecessária de documentos;

TRAMITAÇÃO – Processo no qual o documento é movimentado para que este consiga produzir os seus efeitos;

AVALIAÇÃO – Processo desenvolvido que análise as informações presentes no documento;

DESCRIÇÃO – Processo desenvolvido que análise as informações presentes no documento e o descreve;

CLASSIFICAÇÃO – Processo em que o documento é encaixado dentro de uma das classes presentes no código de classificação da instituição, por possuir metadados semelhantes;

ORGANIZAÇÃO – Processo onde se ordena os documentos já avaliados e classificados dentro de um sistema pré estabelecido de organização do acervo;

AQUISIÇÃO – forma que se da a entrada de documentos sob custódia de uma entidade, sendo possível uma custódia: temporária, sem a cessão da propriedade, comodato, compra, custódia, dação, depósito, doação, empréstimo, legado, permuta, recolhimento, reintegração ou transferência. Ver também registro de entrada de documentos.

 USO – Circulação da informação;

UTILIZAÇÃO – processo em que os usuários autorizados lançam mão do documento e utilizam a informação contida neste.

DIFUSÃO – Fornecimento e difusão de informações através de canais formais de comunicação.

ARQUIVAMENTO – Seqüência de operações que determina a disposição dos documentos de um arquivo;

GUARDA – processo de custodiar uma documentação;

PRESERVAÇÃO – evitar que processos de degradação tenham início;

CONSERVAÇÃO – processo de lidar com os processos de degradação de forma a diminuir ao máximo ou impedir que este se alastre;

Resposta: os documentos digitais passam por quase todos procedimentos e operações desenvolvidos nos processos em papel, sendo a principal diferença destes é que o suporte é digital e o emprego da tecnologia como ferramenta de otimização dessas funções arquivísticas, elevando em qualidade e eficiência estas funções.