As setes funções arquivísticas voltadas a gestão documental são:
Produção: Na qual consiste a criação do documento abrangendo definição de normas, conteúdo, modelos, formato e trâmite. O arquivista entra como conselheiro, consultor ou produtor do documento por meio da elaboração de manuais de produção.
Avaliação: Prática arquivística na qual se valida o documento e sua destinação, atribuindo valor primário e ou secundário visando a tabela de temporalidade utilizada pela instituição.
Aquisição: Refere-se ao arquivamento corrente, procedimentos de transferência e recolhimento de acervo. Cabendo ao arquivista estabelecer regras e procedimentos para que a atividade não comprometa o documento e sua série.
Conservação/ Preservação: Meios estabelecidos para a manutenção da integridade física dos documentos ao longo do tempo.
Classificação: Orienta a organização lógica da documentação, consistindo em elaborar um plano de classificação que reflita as atividades, funções e tarefas da instituição.
Descrição: A descrição compreende a criação e utilização de índices e vocabulários controlados para a descrever fielmente o documento.
Difusão: Atividade arquivística que torna acessível os documentos, manuais de gestão, plano de classificação, tabelas de temporalidade e a promoção de treinamento para o uso adequado do acervo.
Cada função deve ter um relacionamento com o documento digital se adaptando ao seu suporte e tecnologia usada para a interpretação da informação. Os documentos digitais ao mesmo tempo que trazem mais efetividade em algumas atividades como na difusão, podem trazer complicações para a conservação quando visamos uma evolução tecnológica acelerada tornando cada vez mais obsoleto suportes onde encontramos documentos eletrônicos/digitais.
Nenhum comentário:
Postar um comentário