Atividade de sala 14/06

A Luciana Duranti analisa dois elementos em relação a forma documental que são:

- Elementos externos: constituição do caráter material da forma documental e sua aparência externa.
- Elementos internos: forma documental que considera todos os componentes da articulação intelectual, partes que determinam o conteúdo do conjunto documental (por exemplo: assinatura, data ).

Segundo a Bellotto analisa de forma mais ampla, levando em consideração também o volume e o espaço que o documento ocupa, as características são:

- Externas: têm a ver com a estrutura física e com a sua forma de apresentação (volume documental, quantidade e suporte).
- Internas: têm a ver com o conteúdo substantivo e função do documento.

Atividade Individual: Fixando o Conteúdo.

Para a mudança de suporte Duranti afirma que a autenticidade é garantida quando é registrada pelo órgão responsável, que irá comprovar que os documentos estão de acordo com os originais e seguindo o conjunto de requisitos imposto pela legislação existente.

Atividade Individual

Para que uma mudança de suporte (documento em papel para microfilme) é necessário observar toda legislação existente, pois esta possui o poder de dar validade ao documento que muda de suporte, uma vez que possui uma série de requisitos que visam assegurar a autenticidade do conteúdo documento sobre este novo suporte.

Legislação pertinente: Decreto 1799/96 (regulamenta o processo de microfilmagem de documentos oficiais no Brasil), assim como a resolução 10 do CONARQ que possui especificações técnicas padronizadas para o desenvolvimento do processo de microfilmagem (Roteiro de sinaléticas);

Atividade em grupo

Conjunto documental SELECIONADO: demonstrativos financeiros do MCEByte;

MIGRAÇÃO de suporte convencional para: suporte digital;

Justificativas: 

1. O processo de gestão estratégica do instituição MCEByte necessita de um demonstrativo financeiro mais apurado para que consiga desenvolver estratégias de venda e de logística, assim como aprimorar possíveis GAP's;

2. O documento digital possui uma praticidade muito maior no que se refere a tabulação de dados e desenvolvimento de análises comparativas entre dados correlacionados;

3. A utilização de lançamento de nota fiscal eletrônica ocorreria economia de recursos, assim como agregaria vantagem ao produto para o cliente de um lado e do outro geraria economia para MCEByte uma vez que as empresas que adotam tal sistema possuem descontos no imposto.

4. Aumento na eficiência dos processos internos produtivos (gerenciamento de estoque);

Institucionalizando o MCEByte: ATIVIDADE 2

As setes funções arquivísticas voltadas a gestão documental são:

Produção: Na qual consiste a criação do documento abrangendo definição de normas, conteúdo, modelos, formato e trâmite. O arquivista entra como conselheiro, consultor ou produtor do documento por meio da elaboração de manuais de produção.

Avaliação: Prática arquivística na qual se valida o documento e sua destinação, atribuindo valor primário e ou secundário visando a tabela de temporalidade utilizada pela instituição.

Aquisição: Refere-se ao arquivamento corrente, procedimentos de transferência e recolhimento de acervo. Cabendo ao arquivista estabelecer regras e procedimentos para que a atividade não comprometa o documento e sua série.

Conservação/ Preservação: Meios estabelecidos para a manutenção da integridade física dos documentos ao longo do tempo.

Classificação: Orienta a organização lógica da documentação, consistindo em elaborar um plano de classificação que reflita as atividades, funções e tarefas da instituição.

Descrição: A descrição compreende a criação e utilização de índices e vocabulários controlados para a descrever fielmente o documento.

Difusão: Atividade arquivística que torna acessível os documentos, manuais de gestão, plano de classificação, tabelas de temporalidade e a promoção de treinamento para o uso adequado do acervo.

Cada função deve ter um relacionamento com o documento digital se adaptando ao seu suporte e tecnologia usada para a interpretação da informação. Os documentos digitais ao mesmo tempo que trazem mais efetividade em algumas atividades como na difusão, podem trazer complicações para a conservação quando visamos uma evolução tecnológica acelerada tornando cada vez mais obsoleto suportes onde encontramos documentos eletrônicos/digitais.

Institucionalizando o MCEByte (ATIVIDADE 2 - Individual)

Funções Arquivísticas

Fonte 1

Art. 3 da lei 8159/91: Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua PRODUÇÃO, TRAMITAÇÃO, USO, AVALIAÇÃO e ARQUIVAMENTO em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Fonte 2

“Arquivologia é a disciplina que estuda as funções do arquivo e os princípios e técnicas a serem observados na PRODUÇÃO, ORGANIZAÇÃO, GUARDA, PRESERVAÇÃO e UTILIZAÇÃO dos arquivos” (Dicionário arquivístico - 2004).

Fonte 3

“A arquivologia esta ligada diretamente as funções de: PRODUÇÃO, AVALIAÇÃO, AQUISIÇÃO, CONSERVAÇÃO, CLASSIFICAÇÃO, DESCRIÇÃO e DIFUSÃO dos documentos arquivísticos” (Rousseau & Couture, p.265, 1998);

Definição dos principais conceitos

PRODUÇÃO – processo no qual surge o documento arquivistico dentro da instituição, sendo uma preocupação da ciência da arquivísticas, uma vez que deve se evitar ao máximo a produção desnecessária de documentos;

TRAMITAÇÃO – Processo no qual o documento é movimentado para que este consiga produzir os seus efeitos;

AVALIAÇÃO – Processo desenvolvido que análise as informações presentes no documento;

DESCRIÇÃO – Processo desenvolvido que análise as informações presentes no documento e o descreve;

CLASSIFICAÇÃO – Processo em que o documento é encaixado dentro de uma das classes presentes no código de classificação da instituição, por possuir metadados semelhantes;

ORGANIZAÇÃO – Processo onde se ordena os documentos já avaliados e classificados dentro de um sistema pré estabelecido de organização do acervo;

AQUISIÇÃO – forma que se da a entrada de documentos sob custódia de uma entidade, sendo possível uma custódia: temporária, sem a cessão da propriedade, comodato, compra, custódia, dação, depósito, doação, empréstimo, legado, permuta, recolhimento, reintegração ou transferência. Ver também registro de entrada de documentos.

 USO – Circulação da informação;

UTILIZAÇÃO – processo em que os usuários autorizados lançam mão do documento e utilizam a informação contida neste.

DIFUSÃO – Fornecimento e difusão de informações através de canais formais de comunicação.

ARQUIVAMENTO – Seqüência de operações que determina a disposição dos documentos de um arquivo;

GUARDA – processo de custodiar uma documentação;

PRESERVAÇÃO – evitar que processos de degradação tenham início;

CONSERVAÇÃO – processo de lidar com os processos de degradação de forma a diminuir ao máximo ou impedir que este se alastre;

Resposta: os documentos digitais passam por quase todos procedimentos e operações desenvolvidos nos processos em papel, sendo a principal diferença destes é que o suporte é digital e o emprego da tecnologia como ferramenta de otimização dessas funções arquivísticas, elevando em qualidade e eficiência estas funções.

Cyberland!

Documento analisado: Ficha de cadastro do Colaborador!!!

1.        CARACTERÍSTICAS

a.       Forma fixa - os documentos não tiveram sua forma física alterada de acordo com os dados fornecidos pelo estudo de caso;

b.      Conteúdo Estável - pois é identificado como um documento (não dado ou informação);

c.       Relação Orgânica - reflete as estruturas de trabalho da MCEBYTE;

d.      Contexto identificável - não tem como saber com as informações fornecidas;

e.      Ação (apoia diversas ações da administração, tais como: setor financeiro, setor de vendas, setor de RH entre outros);

f.        Envolvimento de cinco pessoas (Autor, redator, destinatário, originador e produtor);

2.        

a.       FORMA DOCUMENTAL

                                                               i.      INTRÍNSECOS: 5 pessoas (autor: MCEBYTE, Redator: alunos, destinatário: alunos, originador: MCEBYTE e produtor: MCEBYTE), data cronológica (década de 90), data tópica (década de 90), indicação e descrição (Projeto de engenharia, pedido de clientes, tabela de preços dos serviços, notas fiscais, assentamento funcional dos funcionários e propaganda dos produtos), atestação (Assinaturas, logo marca, diagramação);

                                                             ii.      EXTRÍNSECOS: características de apresentação geral (texto e imagem), características de apresentação específico (layout de cada espécie documental foi desenvolvido de acordo com as necessidades da empresa, assinatura e logo marca).

b.      ANOTAÇÕES

                                                               i.      Inexistente pois não teve nenhum acréscimo após a sua produção;

c.       CONTEXTOS

                                                               i.      Jurídico-administrativo: não possui;

                                                             ii.      Proveniência: empresa MCEBYTE;

                                                            iii.      Procedimentos: não possui;

                                                           iv.      Documental: não tem;

                                                             v.      Tecnológico: (.PDF) e (.Doc).

d.      SUPORTE

                                                               i.      Meio eletrônico;

e.      ATRIBUTOS

                                                               i.      Autor: MCEBYTE;

                                                             ii.      Formato: (.PDF).

f.        COMPONENTES DIGITAIS

                                                               i.      Arquivo digital: Word e PDF;

                                                             ii.      Documento Arquivístico digital: documento do Word com (.gif);